Verbale di riunione: esempio pronto e modello da copiare
Una riunione senza verbale è una riunione che, dopo una settimana, nessuno ricorda allo stesso modo. Il verbale serve a fissare cosa si è deciso, chi deve fare cosa ed entro quando. Se è fatto bene, si legge in due minuti e fa risparmiare la riunione successiva.
Qui trovi cosa deve contenere, un esempio completo e un modello vuoto da copiare.
Cosa deve contenere un verbale
| Parte | Cosa scrivere |
|---|---|
| Intestazione | Titolo della riunione, data, ora di inizio e fine, luogo o piattaforma (Meet, Teams, Zoom) |
| Partecipanti | Presenti, assenti giustificati, chi ha presieduto e chi ha scritto il verbale |
| Ordine del giorno | L’elenco degli argomenti, numerati |
| Sintesi della discussione | Per ogni punto, le posizioni principali in poche righe, non le frasi di ognuno |
| Decisioni | Cosa è stato deciso, scritto in modo che non si possa fraintendere |
| Azioni | Chi fa cosa ed entro quando |
| Prossima riunione | Data, ora e argomenti già previsti |
La regola d’oro: le decisioni e le azioni sono la parte più importante. Chi legge il verbale di solito cerca solo quelle.
Un esempio completo
Ecco un verbale di una riunione di lavoro tra colleghi. I nomi e l’azienda sono inventati.
Presenti: Laura Bianchi (presiede), Marco Verdi, Giulia Neri, Paolo Russo (verbalizza)
Assente giustificato: Andrea Gallo
- Data di pubblicazione del sito
- Testi delle pagine dei servizi
- Varie
1. Data di pubblicazione. Marco segnala che le foto dei lavori non saranno pronte prima del 3 novembre. Si valuta se pubblicare senza galleria e aggiungerla dopo. Decisione: il sito va online il 10 novembre, completo di galleria.
2. Testi dei servizi. Giulia ha preparato le bozze di 4 pagine su 6. Laura chiede testi più brevi e un esempio concreto per ogni servizio. Decisione: massimo 300 parole per pagina, con un lavoro reale come esempio.
3. Varie. Nessun argomento.
| Chi | Cosa | Entro |
|---|---|---|
| Marco | Consegnare le foto dei 12 lavori per la galleria | 3 novembre |
| Giulia | Completare le 2 pagine mancanti e accorciare le altre 4 | 23 ottobre |
| Laura | Approvare i testi definitivi | 27 ottobre |
| Paolo | Inviare il verbale a tutti, anche ad Andrea | 13 ottobre |
Martedì 27 ottobre, ore 10:00, su Google Meet. Argomento: approvazione dei testi e controllo finale prima della pubblicazione.
Un verbale breve, ma completo: chi lo legge sa subito cosa è cambiato e cosa deve fare.
Modello vuoto da copiare
Copia questo schema in un documento e compilalo durante o subito dopo la riunione.
VERBALE DELLA RIUNIONE: [titolo] Data: [giorno] · Ora: [inizio]–[fine] · Luogo: [sala o piattaforma] PARTECIPANTI Presenti: [nomi] — presiede: [nome] — verbalizza: [nome] Assenti: [nomi] ORDINE DEL GIORNO 1. [argomento] 2. [argomento] 3. Varie DISCUSSIONE E DECISIONI 1. [argomento] — Sintesi: [2-3 righe]. Decisione: [cosa si è deciso]. 2. [argomento] — Sintesi: [2-3 righe]. Decisione: [cosa si è deciso]. COSE DA FARE - [chi] — [cosa] — entro [data] - [chi] — [cosa] — entro [data] PROSSIMA RIUNIONE [data, ora, luogo] — Argomenti: [elenco]
Come scrivere un buon verbale: i consigli pratici
- Scrivilo entro 24 ore, quando la riunione è ancora fresca. Un verbale che arriva dopo una settimana non lo legge nessuno.
- Decisioni, non chiacchiere: non serve riportare chi ha detto cosa parola per parola, ma le posizioni principali e il risultato.
- Ogni azione ha un nome e una data. “Bisogna sentire il fornitore” non è un’azione; “Marco chiama il fornitore entro venerdì” lo è.
- Frasi chiare e brevi: chi era assente deve capire tutto senza chiedere.
- Mandalo a tutti, assenti compresi, e chiedi di segnalare eventuali correzioni entro un termine.
- Riparti dal verbale alla riunione successiva: la prima cosa da fare è controllare le azioni della volta prima.
- Chi verbalizza ascolta a metà
- Il verbale arriva giorni dopo
- Azioni senza nome né scadenza
- Tutti partecipano, nessuno scrive
- Verbale pronto a fine riunione
- Ogni azione con chi e entro quando
Verbali formali: quando ci sono regole precise
Il verbale di una riunione di lavoro tra colleghi è libero: basta che sia chiaro. Ci sono però riunioni in cui il verbale è previsto dalla legge e ha regole precise, per esempio le assemblee di condominio e le assemblee dei soci di una società, regolate dal Codice civile. In questi casi contano anche le maggioranze, le firme e la conservazione, e conviene seguire le indicazioni dell’amministratore o di un professionista.
Se lavori anche con la trascrizione di audio, leggi la guida su come trascrivere audio in testo.
Fonti
- Codice civile, art. 1136 (assemblea di condominio) e art. 2375 (verbale delle deliberazioni dell’assemblea). Normattiva, Codice civile
- Questa guida riguarda i verbali di lavoro; per i verbali con valore legale consulta un professionista.
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